Repost Prince2

Amigos, "repostei" dois links , pois tenho recebido alguns e-mails com algumas dúvidas que podem ser esclarecidas nos links abaixo.
Quero agradecer a audiência, e-mail´s e recados que tenho recebido, todos respondidos (assim que possível).
Continuem a perguntar, cada vez que recebo um e-mail com alguma dúvida, normalmente tenho que rever algo já aprendido e muitas vezes até esquecido ou seja todos nós ganhamos!
Abraços!

GF Info - Gerenciamento de projetos - PMI-Prince2: Gerenciamento de Projetos - Links úteis

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GF Info - Gerenciamento de projetos - PMI-Prince2: Um pouco mais de Prince2

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PMI - Decore os processos

PMI - Processos

Se você está estudando para a certificação PMP, certamente já memorizou que o PMI tem 5 grupos de processos contendo 44 processos distribuídos em 9 áreas de conhecimento. Fácil até aqui. Mas, nas não é o suficiente para passar na prova. Você também precisa memorizar quais são os 44 processos e onde eles se encaixam.
Para você que tem dificuldades em memorizar aquele quadro da página 70 do PMBOK deixo esta dica – crie uma tabela de acrônimos como esta que estou postando hoje. Facilita a memorização e você ainda pode montá-la como apoio naqueles 15 minutos que antecedem a prova.

Pra ter certeza de que montou o quebra-cabeça corretamente você pode montar outro acrônimo como se fosse um número de CPF para memorizar quantos processos cada área de conhecimento tem – 756.334.466. Lembre-se apenas que para usar este acrônimo corretamente você tem que memorizar a seqüência das seções na mesma ordem que aparecem no PMBOK.

Depois que você passar na prova vai me agradecer por esta dica....boa sorte!

É só clicar na tabela abaixo:

Entendendo a SWOT

Análise SWOT

Amigos, pelas perguntas que tenho recebido ultimamente, sobre o tema que apesar de ser velho conhecido de muitos , ainda deixa algumas dúvidas em outros. Espero que esse texto ajude a esclarecer.
Boa leitura:

A análise SWOT é uma poderosa ferramenta de marketing, e deve ser realizada / utilizada ao menos uma vez por ano, durante o planejamento estratégico de marketing, ou sempre que se iniciar um projeto. A sigla SWOT, vem das iniciais das palavras inglesas Strenghts (forças), Weaknesses (fraquezas), Opportunities (oportunidades) e Threats (ameaças), ou em português F.O.F.A. (nunca vi ninguém falando FOFA fora das faculdades).
Não há registros precisos sobre a origem desse tipo de análise, segundo HINDLE & LAWRENCE (1994) a análise SWOT foi criada por dois professores da Harvard Business School: Kenneth Andrews e Roland Christensen. Por outro lado, TARAPANOFF (2001:209) indica que a idéia da análise SWOT já era utilizada há mais de três mil anos quando cita em uma epígrafe um conselho de Sun Tzu: “Concentre-se nos pontos fortes, reconheça as fraquezas, agarre as oportunidades e proteja-se contra as ameaças ” (SUN TZU, 500 a.C.) Apesar de bastante divulgada e citada por autores, é difícil encontrar uma literatura que aborde diretamente esse tema.

O caminho mais indicado para entender o conceito da análise SWOT é buscar diretamente sua fonte: The concept of corporate strategy, do próprio Kenneth Andrews. Porém, uma leitura superficial dessa fonte frustra os mais afoitos por definições precisas e modelos práticos, pois o autor não faz nenhuma referência direta à análise SWOT em todo seu livro.

Para montar uma Análise SWOT de Riscos (Identificação de pontos fortes, pontos fracos, ameaças e oportunidades), normalmente usamos uma simples planilha dividida em quatro, grande áreas:

· (S) Strengths (Pontos Fortes, de origem interna)

· (W) Weaknesses (Pontos Fracos, de origem interna)

· (O) Opportunities (Oportunidades externas)

· (T) Threats (Ameaças externas)

A análise SWOT pode servir para se avaliar uma empresa, um projeto, uma parte do projeto, um produto, uma equipe, etc. Para cada um destes itens, fazemos alguns questionamentos:

Pontos Fortes:

O que você (empresa/equipe/pessoa) faz bem?

Que recursos especiais você possui e pode aproveitar?

O que outros (empresas/equipes/pessoas) acham que você faz bem?

Pontos Fracos:

No que você pode melhorar?

Onde você tem menos recursos que os outros?

O que outros acham que são suas fraquezas?

Ameaças:

Que ameaças (leis, regulamentos, concorrentes) podem lhe prejudicar ?

O que seu concorrente anda fazendo?

Oportunidades:

Quais são as oportunidades externas que você pode identificar?

Que tendências e "modas" você pode aproveitar em seu favor?

Ameaças e oportunidades - Uma das partes da análise SWOT é o estudo do ambiente externo à organização em busca de ameaças e oportunidades. Trata-se da análise daquilo que está sempre fora do controle das empresas, mas que é importante de se conhecer e monitorar. Entre as forças a serem consideras estão os fatores demográficos, econômicos, históricos, políticos, sociais, tecnológicos, sindicais, legais, etc.

As fontes para esta análise serão tiradas da grande imprensa, dos órgãos governamentais, dos indicadores financeiros, das organizações correlatas e das revistas e associações especializadas no seu campo de atuação.

As ameaças e oportunidades sempre afetam de forma homogênea todas as organizações que concorrem num mesmo mercado-alvo. Contudo as organizações que perceberem as mudanças e tiverem agilidade para se adaptarem, serão aquelas que melhor proveito tirará das oportunidades e menor dano das ameaças.

Esta análise deve levar em conta não somente as tendências que afetam a organização, mas também a probabilidade destas tendências tornarem- se eventos reais. Desnecessário dizer que devemos dar maior atenção às tendências com maior probabilidade de acontecer, para assim evitar as ameaças reais e explorar as oportunidades da melhor maneira possível.

Forças e fraquezas - A outra parte da análise SWOT, trata dos pontos fortes e fracos da organização, ou seja de seu ambiente interno. Assim, quando percebe-se um ponto forte, devemos ressaltá-lo ainda mais e quando percebemos um ponto fraco devemos agir para corrigí-lo ou pelo menos para minimizar seus efeitos.

É isso aí, espero ter contribuido com algum conhecimento.

Qualquer dúvida: flavio.falcao@gmail.com

Ferramenta de gestão de tempo

Ferramenta de gestão de tempo

AVISO IMPORTANTE!!

Caro leitor, reforço aqui que toda e qualquer ferramenta (software) que eu coloco à disposição para download aqui no blog, é regulamentada como “Open source” ou seja são ferramentas de uso livre, 100% legalizadas, e testadas pessoalmente por mim; portanto se você gostou da proposta da ferramenta, Baixe e use sem receio nenhum!

Personal Task Manager - PTM

Achei a proposta dessa ferramenta muito interessante, avaliei durante uma semana e pude concluir que sua principal funcionalidade é “cobrar” suas tarefas e controlar o tempo despendido em cada uma delas. A interface é muito simples e interessante pois possui o mesmo layout do “Task Manager” do Windows. Como ferramenta de “Self Control” é perfeita.

Estou criando um manual de uso em português, quem se interessar é só avisar que eu enviarei por e-mail ou, dependendo do volume das solicitações, posto aqui mesmo no blog.

Para baixar, é só clicar AQUI.

Aproveitando...Obrigado pelas mensagens de apoio e sugestões.

[]´s

Project Managers - Salários

Pesquisa salarial indica que Gerentes de Projetos e possuidores da credencial PMP® estão entre aqueles que recebem os salários mais altos da área de TI.

Na sua pesquisa salarial anual realizada entre 35.573 profissionais de TI de 197 países, a revista Certification Magazine aponta que a média salarial dos profissionais de gerenciamento de projetos está entre os mais altos de todas as áreas de TI. Os que possuem a credencial Project Management Professional (PMP) receberam os mais altos salários entre todos os profissionais de TI possuidores de certificação profissional. Os resultados da pesquisa foram divulgados na edição de Dezembro de 2006. Todos os valores apresentados foram cotados em dólar (US$).

Das 22 áreas de TI, a média salarial da área de gerenciamento de projetos foi divulgada como a quinta maior, em torno de $85.590. A média do ano passado foi praticamente igual atingindo valores de $85.850. Somente 4 especializações em TI mostraram média salarial anual superior: information security com média de $93.500; network design com $89.770, storage com $87.390 e system integration com $86.840.

Os profissionais detentores da credencial PMP foram além. Entre os aproximadamente 100 tipos de certificações de TI pesquisadas, os possuidores da credencial PMP receberam média salarial de $95.430, sendo o décimo salário mais alto.

Mais de 96% dos pesquisados possuíam pelo menos uma certificação e sua média de aumento salarial superou a média nacional em 12%.

Dez por cento dos pesquisados eram mulheres, contudo recebiam praticamente a mesma quantia que os homens.

A idade foi um fator de influência no valor dos salários. Profissionais com idade entre 60 e 64 anos tiveram a maior média salarial, em torno de $80.520.

Os ganhos relatados foram mais que monetários. A maioria dos pesquisados acredita que suas certificações aumentaram a sua confiança e ganharam um grande respeito por parte da gerência e colegas.

Sobre a pesquisa:

Foram recebidas informações de 35.573 profissionais de TI de 197 países, com margem de erro de aproximadamente 1% e com 95% de nível de confiabilidade. Quase 90% dos pesquisados eram homens, mais de 60% vivem fora dos Estados Unidos e 70% obtiveram as suas certificações nos últimos 5 anos. Quase 60% dos pesquisados disseram que trabalham entre 40 e 50 horas semanais e outros 16% mais que 50 horas. Pouco mais de 57% dos pesquisados trabalham em empresas com menos de 5.000 funcionários.

A Certification Magazine (ISSN 1529-6903) é publicada mensalmente pela MediaTec Publishing, Inc., Oakland, California, USA.

Fonte: PMI® Community POST

Utilizando Pareto na gestão de projetos

Análise de Pareto na Gestão de Projetos Esse texto não é meu pertence ao pessoal da tenstep, está muito didático...Boa leitura!

A Análise de Pareto pode ser utilizada quando você encontra vários problemas relacionados ou um problema comum com múltiplas causas. Com esta técnica, você coleta métricas sobre quantas vezes ocorre cada problema ou a causa. O objetivo da Análise de Pareto é observar os problemas e determinar sua freqüência de ocorrência. Isso, por sua vez, lhe proporcionará as informações necessárias para priorizar o seu esforço para garantir que você está utilizando seu tempo onde obterá o impacto mais positivo. A Análise de Pareto se baseia na clássica regra 80/20. Em outras palavras, 20% das ocorrências causam 80% do problema. Por exemplo, digamos que você tem um problema relacionado com a falha de um produto baseado em um número de causas. Através da observação e coleta de métricas, você determina que há oito causas. Em vez de tratar as causas de forma aleatória, uma Análise de Pareto poderá lhe mostrar que 80% dos problemas são provocados por três maiores causas. Isso lhe dá informações para saber quais as causas deverão ser resolvidas primeiro. A ferramenta associada a essa técnica de solução de problemas é o Diagrama de Pareto. O Diagrama de Pareto é um mapa, gráfico ou histograma mostrando cada problema e a freqüência com que o mesmo ocorre. É criado como segue: 1. Crie uma tabela listando todos os problemas ou causas observadas. 1. Para cada problema, identifique o número de ocorrências por um período fixo de tempo. 1. Ordene os problemas por número de ocorrências, do mais alto ao mais baixo. 1. Acrescente uma coluna para o subtotal. Problema 1 115 53% Problema 3 50 77% Problema 2 25 88% Problema 6 15 95% Problema 4 5 98% Problema 5 5 100% Note que isto nos traz informações importantes. Embora haja seis problemas identificados no total, você precisa resolver primeiro os problemas n °1 e n°3. É aí que você terá o maior impacto. Se em vez disso você decidisse trabalhar nos problemas n°4 e n°5, o resultado do seu esforço seria quase desprezível. Isso não significa que você não queira resolver os demais problemas. No entanto, a Análise de Pareto lhe fornece informações sobre a ordem em que eles devem ser enfrentados. Ela também lhe dá uma idéia do valor relativo que você obtém em resolver cada problema. Definitivamente você não quer exercer o mesmo esforço resolvendo o problema n°5 como faria no problema n°1. O retorno não é o mesmo. (Naturalmente, você poderá determinar que o problema n°6 pode ser resolvido rapidamente e você poderá decidir resolve-lo mais cedo. O diagrama de Pareto não lhe diz o que fazer, mas lhe fornece a informação de modo que você possa tomar as decisões de forma mais efetivas.) Muitas vezes, você verá os resultados de um Diagrama de Pareto mostrados como um histograma ou diagrama de barras. Isso dá mais ênfase visual aos dados que você observou. Problema 1 115 Problema 2 25 Problema 3 50 Problema 4 5 Problema 5 5 Problema 6 15 Problema 1 115 Problema 3 50 Problema 2 25 Problema 6 15 Problema 4 5 Problema 5 5 Problema 1 Problema 2 Problema 3 Problema 4 Problema 5 Problema 6

Um pouco mais de Prince2

Aumento do uso da metodologia Prince2

Hoje, o PRINCE2 é de fato uma norma empregada extensivamente no governo do Reino Unido e amplamente reconhecida e utilizada pelo setor privado, no Reino Unido e internacionalmente.

O crescimento do uso do PRINCE2 se deve muito ao fato de ele ser um método facilmente adaptável e de escala ajustável que pode ser aplicado a todos os tipos de projetos e de situações.

Ele tornou-se uma norma internacional, com o uso por várias empresas do mundo como sua forma preferida de gestão de projetos. Isso se reflete no fato que:

• O manual do PRINCE2 é disponível atualmente em inglês, dinamarquês e chinês mandarim e está sendo traduzido para holandês, francês, alemão, polonês e espanhol; • O manual de bolso do PRINCE2 foi traduzido para italiano e está sendo traduzido para francês e alemão

• O glossário de termos do PRINCE2 está disponível em inglês, árabe, búlgaro, dinamarquês, holandês, francês, alemão, grego, italiano, japonês, chinês mandarim, russo, polonês, espanhol e vietnamita.

Uma medida adicional da reputação do crescimento do PRINCE2 é que nos últimos 12 meses mais de 60 mil pessoas acessaram a fundação responsável pela metodologia.

Comercialmente o PMI é muito mais difundido, talvez pelo fato de ter nascido nos USA, o que dá uma visibilidade global muito maior.

Eu acredito que o Prince2 e o PMI se completam; são duas metodologias sérias e com resultado garantido (se aplicadas corretamente).

Veja abaixo o Modelo de processo macro do Prince2 clique na imagem para ampliar:

Prince2® no Brasil

Prince2® - Descrição da metodologia

Resolvi escrever esse artigo, depois de uma palestra que dei aos alunos de engenharia; fiquei surpreso com o volume de alunos interessados em Prince2®.

Eu sou certificado e uso muito no meu dia-a-dia; é impossível não achar alguém que sempre faça um comparativo entre o Prince2® e o PMI. Navegando na internet, eu achei essa matéria que na minha modesta opinião está muito bem escrita e dá uma boa idéia sobre a metodologia, sem se aprofundar muito.

BOA LEITURA…

PRINCE2® (Projects In Controlled Environments). Trata-se de uma metodologia criada e mantida pelo governo britânico e utilizada por instituições públicas e privadas na Europa, além de reconhecida mundialmente como modelo para gerenciamento de projetos. As práticas do PRINCE2® facilitam o cumprimento dos prazos e a obtenção dos resultados esperados tanto para a empresa quanto para seus clientes.

Uma das principais vantagens dessa metodologia é a flexibilidade de adaptação a cada projeto, além de estar orientada essencialmente ao negócio, desde o início até a finalização. Seu próprio desenvolvimento foi pensado de modo a diminuir, ou mesmo zerar, a ocorrência de falhas típicas. O PRINCE2® também permite assegurar a viabilidade do projeto em termos de custos e benefícios, já que é possível analisar o andamento do projeto à luz do plano original.

“No Brasil está emergindo o interesse das empresas por essa metodologia já consagrada”, explica Ricardo Rovai, coordenador do curso da FIAP. “Muitos executivos percebem que o PRINCE2® vai muito além dos modelos convencionais”, destaca.

As principais características que a diferenciam das metodologias convencionais são:- O modelo de business case é bastante robusto | - A abordagem é direcionar o alinhamento estratégico dos objetivos do projeto aos objetivos organizacionais na origem, independentemente da abordagem de portfólio que é pressuposto da metodologia | - A abordagem metodológica é focada na inteligência do projeto, em sua estratégia, cumprimento de objetivos, satisfação de todas as parte e, sobretudo, na geração de valor.

De acordo com Rovai, a PRINCE2® é bastante indicada para profissionais que queiram se diferenciar e migrar da área técnica para a área de gestão focada na geração de valor do negócio. “A PRINCE2® representa uma inovação metodológica que merece ser conhecida, sobretudo para aqueles que queiram novas ferramentas e técnicas de gestão de projetos”, pontua. Esse curso de aperfeiçoamento profissional em PRINCE2® também é indicado para quem já tem experiência em outras metodologias de Gerenciamento de Projetos e deseja expandir ou consolidar seus conhecimentos.

Qualquer dúvida: flavio.falcao@gmail.com

Mais uma ótima ferramenta FREE

Solução FREE ao MS Project.

Gantt Project

Como todos sabem o MS Project é a ferramenta para gestão de projetos mais utilizada nas grandes empresas, mas infelizmente tem um cu$to elevado $$$

O objetivo deste post é apresentar uma alternativa completamente FREE, trata-se do Gantt Project que como eu mencionei, é uma ferramenta de FREE ou seja de código aberto desenvolvido e mantido por uma comunidade mundial de software livre.

Pode ser utilizado Stand Alone (único usuário em um PC) ou em ambientes de trabalho colaborativos que usem um servidor WebDAV.

O GanttProject permite que você exiba o caminho crítico do projeto. O comando "Importar pessoas" permite que você obtenha uma lista de pessoas de outro projeto e insira-as no novo projeto aberto.

As relações entre duas tarefas podem ser de diversas formas: Fim-Início, Fim-Fim, Início-Fim e Início-Início. Esse recurso pode ajudar a criar um planejamento mais realista para seus projetos.

É possível selecionar múltiplas tarefas na árvore para algumas ações como mover acima, abaixo, excluir, “identar, desindentar” e remover vínculo.

Você pode enviar e-mails para as pessoas envolvidas em seus projetos diretamente a partir do GanttProject. Personalizar os conteúdos para a exibição do gráfico Gantt. As opções, disponíveis na caixa de diálogo Opções ou no menu de contexto do gráfico, permitem que você exiba nomes, datas, durações, porcentagem completada e até mesmo pessoas diretamente no gráfico.

O GanttProject é parcialmente compatível com o Microsoft Project. Você pode importar e exportar arquivos produzidos pelo MS Project usando ferramentas especiais de importação e exportação.

Roda em Windows, Linux and MacOSX precisa do Java Runtime Environment version 1.4.0 ou posterior . Para um bom desempenho, é recomedado um Processador (~1500MHz CPU, 256M RAM) ocupa aproximadamente 15Mb di HD (bem pequeno pelo que faz!)

Interessou? Clica aqui: DOWNLOAD Depois me diz se gostou!

Abraços!

Dica da Semana

Free Mind

Essa é uma ótima ferramenta de Brain storm, quando se aprende a utiliza-la o ganho de produtividade é fantástico. Particularmente eu acabo usando até mesmo como ferramenta de acompanhamento e lembretes de algumas tarefas. Veja abaixo um screen shot:

Como eu já disse, é uma ótima ferramenta e o melhor de tudo é que é freeware ou seja pode baixar sem susto nem preocupações com licenças.
Quem gostou e quiser experimentar, é só clicar na figura ou aqui: DOWNLOAD
Qualquer dúvida sobre o uso me mandem um e-mail: flavio.falcao@gmail.com.

Bom, estamos iniciando um ano novo! Após um tempo sem postar finalmente consegui tempo para voltar a escrever, quero fazer desse blog um repositório de consultas para nós, profissionais de gerenciamento de projetos. Quero agradecer alguns e-mails que recebi elogiando o blog e dando idéias (vou aproveitá-las sim!Obrigado!) Bom... Vamos trabalhar!

Você é pontual?

Estar atrasado uma vez ou outra é algo que acontece a quase todos nós, mas algumas pessoas transformam o atraso em uma característica - e em uma razão pela qual seus colegas e parceiros não querem depender deles, ou atuar em conjunto.

Mudar um hábito ou uma característica raramente é fácil, mas o primeiro passo do processo de mudança é reconhecer que há um problema. Isto vale para problemas com excesso de peso, alcoolismo, sedentarismo, vícios em geral, e também para o hábito do atraso.

Se você diariamente se atrasa para mais de um compromisso, se para atender a alguns compromissos você invariavelmente deixa outras pessoas na mão, se em algum dos seus compromissos habituais você consistentemente chega bem depois de os demais participantes desistirem de lhe esperar, pode estar na hora de mudar alguma coisa nos seus hábitos.

Mesmo se você está em uma posição de autoridade em que nenhum de seus parceiros possa questionar a sua impontualidade, deixá-los esperando não é eficiente, e nem contribui para a manutenção continuada desta sua posição.

Algumas dicas para acabar com seus atrasos constantes

* Passe a ter uma agenda - e registre nela todos os seus compromissos. Se puder, recorra a algum tipo de agendamento eletrônico que possa relembrá-lo automaticamente dos compromissos com antecedência suficiente para que você possa atendê-los. O agendamento também impede que você marque 2 compromissos no mesmo horário. Mas ele só é eficaz se você realmente agendar todos os seus compromissos, e se consultá-lo ao longo do dia - caso contrário, é apenas mais uma perda de tempo e fonte de stress.

* Não seja otimista com seus horários. Considere o tempo de deslocamento entre seus compromissos, estime corretamente a duração deles, e insira algum tempo a mais para não desmoronar a estrutura inteira se o trânsito estiver difícil, ou se o diretor resolver fazer um discurso de abertura que não havia sido planejado. Planeje para chegar ao local de cada compromisso 15 minutos antes do seu início, e não 15 minutos depois, como você tem feito.

* Esteja confortável para falar o necessário. Se for preciso, pratique e ensaie. São frases simples, mas muitas vezes é difícil dizer “infelizmente não posso agendar, tenho outro compromisso no mesmo horário, podemos marcar outra data?” ou “infelizmente tenho outra reunião agora, e esta aqui não havia sido agendada para este horário. Podemos sumarizar agora? Caso contrário, peço desculpas mas precisarei me ausentar”. Claro que em determinadas situações você não pode usar nenhuma destas frases, e é levado a aceitar a situação do atraso. Isto depende do seu bom senso, e nestes casos o atraso não é um problema crônico, mas sim uma circunstância fora do seu controle.

* Sempre identifique prioridades. Caso haja choque entre 2 compromissos, não aceite agendar aquele que não for prioritário, ou ajuste o horário dele. Se você não tem controle sobre as prioridades em seu trabalho, converse com que a pessoa que as define e procure uma solução. Se a organização não se importa de agendar para você mais de um compromisso ao mesmo tempo, de fato não vale a pena continuar se estressando com isso, assim como provavelmente não vale a pena continuar trabalhando para ela a longo prazo, uma vez que estes atrasos refletem também sobre você, e não apenas sobre a organização.

* Encontre mais tempo. Acorde mais cedo, chegue mais cedo, otimize seus trajetos, delegue algumas tarefas, e busque mais eficiência em outras.

* Entre em ação antes de ser tarde demais. Se você percebeu agora que não vai conseguir chegar na hora para o almoço de negócios marcado para amanhã, ligue já para o seu interlocutor, não deixe para tentar resolver na hora. Remarcando antecipadamente, ele poderá se adequar. Se você está em uma reunião que se prolongou além do horário marcado e sabe que terá outra em outro prédio antes de esta terminar, peça desculpas e se retire a tempo de chegar para a próxima - não deixe os atrasos se acumularem em efeito dominó. Se tiver autoridade para isto, ou se a conclusão da reunião depender de sua participação, tente levar esta reunião prolongada a uma sumarização imediata, de modo a terminá-la a tempo de ir para o próximo compromisso sem deixar inacabada sua tarefa.

* Assuma as suas decisões. Agendar múltiplos compromissos para o mesmo horário pode ser um sinal de incapacidade de tomar e manter decisões. Se o seu filho vai fazer uma apresentação na escola e é importante que você esteja lá, agende isto corretamente. Se necessário, entre em acordo antecipadamente com o seu chefe sobre como lidar com esta ausência do trabalho. Uma vez fechado o acordo, não aceite nenhum outro agendamento para o mesmo horário, e saia a tempo! Quando você não assume os seus compromissos, passa uma imagem de desorganização e de desrespeito às pessoas que você deixa esperando.

Claro que estas dicas não esgotam o assunto, mas agora é a sua vez: como você previne os seus atrasos?

(Fonte Efetividade)

Áreas de conhecimento (Segundo o PMI)

Gerenciamento de Integração – processos que garantem que os diversos elementos do projeto estão apropriadamente coordenada. Consiste do desenvolvimento do plano de projeto, execução do plano e controle de mudanças.

Gerenciamento de Escopo – processos necessários para garantir que o projeto inclui todo o trabalho requerido, e somente o trabalho requerido, para que seja completado com sucesso. Consiste da iniciação do projeto, planejamento de escopo, definição de escopo, verificação de escopo e controle de mudança do escopo.

Gerenciamento do Tempo – processos que garantem que o projeto seja concluído no tempo correto. Consiste de definição das atividades, sequenciamento de atividades, estimativas de duração de atividades, criação do cronograma e controle do cronograma.

Gerenciamento de Custo – processos necessários para garantir que o projeto seja completado dentro do orçamento aprovado. Consiste de planejamento de recursos, estimativa de custos, definição de orçamento e controle de custos.

Gerenciamento da Qualidade – processos necessários para que o projeto satisfaça as necessidades para as quais foi criado. Consiste no planejamento, asseguramento e controle da qualidade.

Gerenciamento de Recursos Humanos – processos para garantir o uso mais eficiente das pessoas envolvidas no projeto. Consiste de planejamento organizacional, e formação e desenvolvimento da equipe.

Gerenciamento de Comunicações – processos necessários para que a informação do projeto seja gerada, coletada, disseminada, armazenada e/ou descartada da forma correta. Consiste de planejamento da comunicação, distribuição da informação, relatórios de desempenho e fechamento administrativo.

Gerenciamento de Risco – processos que identificam, analisam e respondem aos riscos do projeto. Consiste de identificação de riscos, quantificação e qualificação de riscos e desenvolvimento e controle da resposta aos riscos.

Gerenciamento de Aquisições – processos necessários para a aquisição de bens e serviços de terceiros. Consiste de planejamento de aquisições, planejamento de solicitações, seleção dos fornecedores, administração de contratos e fechamento de contratos.

Controle a Torre de Babel com Perguntas: Objetivas + Respostas Claras = Comunicação Eficiente

Perguntas Objetivas + Respostas Claras = Comunicação Eficiente

Desculpem pela demora na atualização, época de provas finais e tudo mais...

A maioria dos projetos é uma salada de personagens e interesses. Alguns apóiam o projeto, outros o rejeitam. Alguns entendem que a metodologia pode trazer produtividade e controle, enquanto outros a consideram burocracia desnecessária. Há ainda aqueles que terão vários benefícios com o produto do projeto, e outros que serão afetados negativamente.

Neste contexto, a comunicação é um fator essencial para obter melhores resultados e prosseguir com o projeto sem maiores tropeços.

O Gerente de Projeto deve ter objetividade em sua comunicação. O fato é que nem sempre a informação que ele precisa chegará de forma direta e clara. Para isto, sugiro o seguinte:

1) Faça perguntas difíceis. É muito confortável fazer uma reunião na qual não há questionamentos… mas também totalmente inútil. O bom Gerente de Projeto sabe fazer as perguntas difíceis, que realmente trazem à tona a situação das atividades, expõem riscos e tiram a equipe da zona de conforto. A sensação falsa de controle é um dos maiores problemas que o Gerente pode encontrar.

2) Não aceite respostas incompletas. Não é difícil perceber quando você está sendo enrolado. Insista até obter informações claras (com as perguntas difíceis) e mostre que não está para brincadeiras.

3) Formalize o necessário. Ninguém gosta de usar seu tempo escrevendo e-mails e relatórios, mas estes são necessários. É responsabilidade do Gerente de Projeto definir um Plano de Comunicação que permita o mínimo possível de formalidade sem perder o registro das informações importantes do projeto. Lembre-se que a informação bem documentada aumenta a responsabilidade dos envolvidos.

4) Saiba quem é quem. A análise dos stakeholders é uma ferramenta importante para preparar sua comunicação. Quando você sabe quem se encaixa em cada um dos perfis que descrevi no primeiro parágrafo deste artigo, conseguirá adaptar sua comunicação para obter o melhor de cada um.

5) Dê seguimento. Em inglês existe o termo “head fake”, que é aquela situação na qual se discute algo em uma reunião, todos concordam balançando a cabeça, mas depois da reunião é como se nada tivesse acontecido. Acho que todos sabem do que estou falando. Quando o Gerente de Projeto dá seguimento estrito a todas as decisões e atividades do projeto, a equipe entenderá que terá que ser responsável por suas ações e atitudes.

6) Dê o Exemplo. Mesmo que não tenha autoridade formal sobre a equipe (acontece em muitas empresas), o Gerente de Projeto deve assumir uma posição de liderança em relação às boas práticas em projetos. A velha frase “Em casa de ferreiro o espeto é de pau” não se aplica nesta situação. Ao mostrar um nível de controle e produtividade avançados, o Gerente de Projeto mostrará à equipe os benefícios de seguir a metodologia e se comunicar abertamente.

Para finalizar, uma recomendação geral: especialmente no Brasil, ainda há o costume de não dizer exatamente o que pensamos, seja por medo da reação, seja para não ferir os sentimentos do outro ou até porque é mais fácil evitar qualquer tipo de conflito (mesmo o conflito construtivo). Mesmo que isto tenha uma base cultural, temos que adquirir gradualmente o costume da comunicação aberta e objetiva (nos negócios!). Os benefícios serão para todos os envolvidos na comunicação.

Os dez mandamentos do Gerente de Projetos

Os 10 mandamentos do gerenciamento de projetos

I - Estreitarás teus escopos. Nada é pior do que um projeto interminável. Ele pode sugar todos os recursos e esgotar até mesmo a equipe mais motivada. Para manter os projetos firmes e orientados, concentre seus maiores esforços em projetos menores, que tenham entregas (”deliverables“) alcançáveis e que possam cumprir seus prazos. A longo prazo, uma série de vitórias pequenas tem mais impacto sobre a organização do que uma gigantesca orquestra sinfônica que nunca chega a tocar.

II - Não tolerarás equipes inchadas. Uma boa maneira de começar com o pé direito é garantir que a equipe do projeto terá o tamanho certo. Equipes maiores são mais difíceis de motivar e administrar, e as personalidades podem ficar no meio do caminho, atrapalhando o trabalho. Não existe um tamanho ideal para a equipe, mas uma boa regra empírica é ter uma pessoa para cada papel e um papel para cada pessoa. Se alguns integrantes tiverem que desempenhar mais de um papel, tudo bem - se você for errar o dimensionamento, erre a favor de uma equipe menor.

III - Exigirás dedicação de todas as áreas envolvidas. Se a área de TI aceitar um prazo apertado, mas parte dos documentos de projeto precisar ser aprovado pelas demais áreas da organização, e elas não estiverem comprometidas da mesma forma, o projeto acaba virando uma gincana. Se as áreas de negócio aceitam um prazo apertado, mas dependem de um aplicativo a ser desenvolvido pela área de TI, que não está comprometida da mesma forma, o projeto também acaba virando uma gincana. O gerente de projeto deve se posicionar de forma a que todas as áreas diretamente envolvidas no sucesso do projeto estejam comprometidas, e disponíveis na medida da necessidade, desde o princípio.

IV - Estabelecerás um comitê para analisar o andamento. O comitê de acompanhamento, qualquer que seja seu título oficial, é o corpo diretivo do projeto. Ao mesmo tempo em que lida com questões relacionadas às políticas e estratégias da empresa, ele pode e deve remover as lombadas e obstáculos do caminho do projeto. Um arranjo típico envolve reuniões quinzenais das áreas de gerência intermediária envolvidas no projeto, para analisar seu andamento e verificar como se envolver das formas descritas acima.

V - Não consumirás tua equipe. O ‘burnout’, ou esgotamento físico e mental dos membros da equipe, causado pelo stress e esforço das atividades, não é incomum. Fique atento às necessidades das pessoas e evite este efeito que reduz a efetividade da equipe - não planeje de forma que o envolvimento das pessoas vá exigir sacrifícios incomuns e continuados. Em particular, evite o efeito do envolvimento serial: o popular efeito “sempre os mesmos” - pessoas que se destacam por resolver bem os problemas que recebem, e assim acabam sendo envolvidos em mais projetos do que seria racional, gerando stress para elas, e disputa de recursos para os projetos.

VI - Buscarás apoio externo quando necessário. Adotar consultores em gerenciamento de projetos é uma forma de prevenir o esgotamento. Além de aumentar as equipes, os especialistas externos muitas vezes podem trazer valiosas novas idéias, perspectivas e energias. É essencial trazer o profissional certo no momento certo: especialistas nos aspectos técnicos e de mercado não são a mesma coisa que especialistas em gerenciamento de projetos. Considere as características do projeto e da equipe antes de definir o tipo de apoio externo necessário.

VII - Darás poder às tuas equipes. Equipes de projeto que já estejam se esforçando para cumprir seus escopos e prazos não precisam ter preocupações adicionais com questões formais como o preenchimento de formulários de registro de atividades para seus departamentos, ou participação em reuniões periódicas de seu órgão de origem. Ao invés disso, eles devem ter o poder discricionário de dedicar-se às atividades essenciais e que agregam valor ao projeto, e a estrutura deve se esforçar para adaptar-se a estas condições. Mas é importante que os membros da equipe correspondam a esta confiança, saibam claramente o que se espera deles e de que forma devem usar sua iniciativa.

VIII - Usarás ferramentas de gerenciamento de projetos. Tarefas mundanas de gerenciamento de projetos podem ser automatizadas. Procure ferramentas que ofereçam acompanhamento do andamento, gerenciamento de tarefas, gerenciamento do fluxo de trabalho e análise de recursos, e que funcionam em uma plataforma de Intranet que promova o compartilhamento e a comunicação. Mas lembre-se de que usar tecnologias que acrescentem uma camada extra de complexidade a um projeto já desafiador por si pode não ser uma boa idéia.

IX - Reconhecerás o sucesso. Todos os participantes do projeto devem ser reconhecidos de forma positiva pelo esforço que praticaram. As recompensas não precisam ser extravagantes. É fundamental que a origem real do reconhecimento - seja a Presidência, a direção da filial regional, o principal patrocinador do projeto ou o seu gerente - fique clara para todos, e que se manifeste de forma tão individual e personalizada quanto possível.

X - Não tolerarás gambiarras. Políticas sólidas de gerenciamento de projetos devem eliminar antecipadamente a tentação de recorrer a alternativas rápidas e rasteiras, que só levam a erros, desperdício, retrabalho e frustração.

Estes são os mandamentos da gestão de projetos segundo James Kerr. Que tal aproveitar para incluir nos comentários alguns mandamentos adicionais que você aprendeu em sua própria experiência ou que sejam adotados em sua organização?

Caso tenham dúvidas técnicas é só mandar um e-mail: flavio.falcao@gmail.com

Gerenciamento de Projetos - Links úteis

Hoje tive um ótimo "bate-papo" com uma turma de Engenharia da Facudade Oswaldo Cruz, fiz uma pequena apresentação sobre gerenciamento de projetos utilizando o PMI e o Prince2 (Valeu turma!!).

Até o final dessa semana, posto aqui o PPT com o conteúdo.

Por conta de algumas palestras tenho dado, farei aqui uma série de Posts contemplando as metodologias existentes; Começo hoje com uma lista de websites relacionados a gerenciamento de projetos. É só clicar no link.

Se alguém tiver algum pedido ou dúvida, é só me mandar um e-mail ou deixar um comentário aqui no blog.

Instituição	Website
Project Management Institute Headquarter	www.pmi.org
International Project Management Association	www.ipma.ch
Association for Advancement of Cost Engineering –AACE	www.aacei.org
Associação de Gerenciamento de Projetos (Inglaterra) Prince2	www.apmgroup.co.uk
Instituto australiano de gerenciamento de projetos	www.aipm.com.au
Center for International Project Management	www.iol.ie/~mattewar/cippm
Computer Associates (software Super Project)	www.ca.com/products/superproject
International Institute for Learning (IIL)	www.iil.com
Microsoft (site oficial)	www.microsoft.com/project
Microsoft Project User Group	www.mspug.org
Microsoft Project Web Site (software MS/Project)	www.msproject.com
Primavera Systems (software Primavera)	www.primavera.com
Artemis	www.artemispm.com
Project Management Institute Bookstore	www.pmi.org/bookstore
PMI Information Systems Specific Interest Group	www.pmi-issig.org
Project Management Institute Brasil – MG	www.pmimg.org.br
Project Management Institute Brasil – RJ	www.pmirio.org.br
Project Management Institute Brasil– SP	www.pmisp.org.br
Project Management Institute Brasil– DF	www.pmidf.org.br
University of Management Technology	www.umt.com
Project Management Control Tower	www.4pm.com
Project Management Forum	www.pmforum.org
Resumo dos processos do PMBOK	www.yancy.org/research/project_man
PM Times (revista)	www.pmtimes.co.uk
PRoject IN Controlled Environment (PRINCE2)	www.ogc.gov.uk/prince
Prince2	www.prince2.org.uk