GF Info - Gerenciamento de projetos - PMI-Prince2

Bom, estamos iniciando um ano novo! Após um tempo sem postar finalmente consegui tempo para voltar a escrever, quero fazer desse blog um repositório de consultas para nós, profissionais de gerenciamento de projetos. Quero agradecer alguns e-mails que recebi elogiando o blog e dando idéias (vou aproveitá-las sim!Obrigado!) Bom... Vamos trabalhar!

Você é pontual?

Estar atrasado uma vez ou outra é algo que acontece a quase todos nós, mas algumas pessoas transformam o atraso em uma característica - e em uma razão pela qual seus colegas e parceiros não querem depender deles, ou atuar em conjunto.

Mudar um hábito ou uma característica raramente é fácil, mas o primeiro passo do processo de mudança é reconhecer que há um problema. Isto vale para problemas com excesso de peso, alcoolismo, sedentarismo, vícios em geral, e também para o hábito do atraso.

Se você diariamente se atrasa para mais de um compromisso, se para atender a alguns compromissos você invariavelmente deixa outras pessoas na mão, se em algum dos seus compromissos habituais você consistentemente chega bem depois de os demais participantes desistirem de lhe esperar, pode estar na hora de mudar alguma coisa nos seus hábitos.

Mesmo se você está em uma posição de autoridade em que nenhum de seus parceiros possa questionar a sua impontualidade, deixá-los esperando não é eficiente, e nem contribui para a manutenção continuada desta sua posição.

Algumas dicas para acabar com seus atrasos constantes

* Passe a ter uma agenda - e registre nela todos os seus compromissos. Se puder, recorra a algum tipo de agendamento eletrônico que possa relembrá-lo automaticamente dos compromissos com antecedência suficiente para que você possa atendê-los. O agendamento também impede que você marque 2 compromissos no mesmo horário. Mas ele só é eficaz se você realmente agendar todos os seus compromissos, e se consultá-lo ao longo do dia - caso contrário, é apenas mais uma perda de tempo e fonte de stress.

* Não seja otimista com seus horários. Considere o tempo de deslocamento entre seus compromissos, estime corretamente a duração deles, e insira algum tempo a mais para não desmoronar a estrutura inteira se o trânsito estiver difícil, ou se o diretor resolver fazer um discurso de abertura que não havia sido planejado. Planeje para chegar ao local de cada compromisso 15 minutos antes do seu início, e não 15 minutos depois, como você tem feito.

* Esteja confortável para falar o necessário. Se for preciso, pratique e ensaie. São frases simples, mas muitas vezes é difícil dizer “infelizmente não posso agendar, tenho outro compromisso no mesmo horário, podemos marcar outra data?” ou “infelizmente tenho outra reunião agora, e esta aqui não havia sido agendada para este horário. Podemos sumarizar agora? Caso contrário, peço desculpas mas precisarei me ausentar”. Claro que em determinadas situações você não pode usar nenhuma destas frases, e é levado a aceitar a situação do atraso. Isto depende do seu bom senso, e nestes casos o atraso não é um problema crônico, mas sim uma circunstância fora do seu controle.

* Sempre identifique prioridades. Caso haja choque entre 2 compromissos, não aceite agendar aquele que não for prioritário, ou ajuste o horário dele. Se você não tem controle sobre as prioridades em seu trabalho, converse com que a pessoa que as define e procure uma solução. Se a organização não se importa de agendar para você mais de um compromisso ao mesmo tempo, de fato não vale a pena continuar se estressando com isso, assim como provavelmente não vale a pena continuar trabalhando para ela a longo prazo, uma vez que estes atrasos refletem também sobre você, e não apenas sobre a organização.

* Encontre mais tempo. Acorde mais cedo, chegue mais cedo, otimize seus trajetos, delegue algumas tarefas, e busque mais eficiência em outras.

* Entre em ação antes de ser tarde demais. Se você percebeu agora que não vai conseguir chegar na hora para o almoço de negócios marcado para amanhã, ligue já para o seu interlocutor, não deixe para tentar resolver na hora. Remarcando antecipadamente, ele poderá se adequar. Se você está em uma reunião que se prolongou além do horário marcado e sabe que terá outra em outro prédio antes de esta terminar, peça desculpas e se retire a tempo de chegar para a próxima - não deixe os atrasos se acumularem em efeito dominó. Se tiver autoridade para isto, ou se a conclusão da reunião depender de sua participação, tente levar esta reunião prolongada a uma sumarização imediata, de modo a terminá-la a tempo de ir para o próximo compromisso sem deixar inacabada sua tarefa.

* Assuma as suas decisões. Agendar múltiplos compromissos para o mesmo horário pode ser um sinal de incapacidade de tomar e manter decisões. Se o seu filho vai fazer uma apresentação na escola e é importante que você esteja lá, agende isto corretamente. Se necessário, entre em acordo antecipadamente com o seu chefe sobre como lidar com esta ausência do trabalho. Uma vez fechado o acordo, não aceite nenhum outro agendamento para o mesmo horário, e saia a tempo! Quando você não assume os seus compromissos, passa uma imagem de desorganização e de desrespeito às pessoas que você deixa esperando.

Claro que estas dicas não esgotam o assunto, mas agora é a sua vez: como você previne os seus atrasos?

(Fonte Efetividade)